آموزش 18 ترفند برای استاد شدن در استفاده از نرم افزار مایکروسافت word

نوشته شده توسط مرد پارسی در . ارسال در از همه رنگ

مایکروسافت word یک برنامه محبوب میان تایپیست های سراسر جهان است. این برنامه با انواع ویژگی های مختلف ارئه شده است، که بسیاری از آنها ممکن است هر گز در هنگام تایپ کردن یک گزارش، داستان، مقاله یا هر چیزی دیگری که روی آن کار می کنید مورد استفاده قرار نگیرد. برای کمک به کشف برخی قابلیت ها و ویژگی های کمتر شناخته شده برنامه ورد، ما تصمیم گرفتیم تا برخی راهکار های مورد علاقه خودمان را در اینجا به شما آموزش دهیم. در این مطلب با 18 ترفند که شاید بسیاری از آنها برایتان جالب توجه باشد سعی میکنم شما را به استاد استفاده از مایکروسافت ورد تبدیل کنیم، پس با ما در ادامه مطلب همراه باشید.

1. به ورد بگویید قصد انجام چه کاری را دارید.

 

 نسخه های اخیر ورد ویژگی بسیار سودمندی در بالای نوار ابزار ریبون خود دارند تحت عنوان "Tell me what you want to do"  یا به من بگو قصد انجام چه کاری داری، که معمولا افراد زیادی به آن اصلا توجه نمیکنند، در حالی این ابزار می تواند بسیار کاربردی باشد. این یک ابزار تنها برای افراد مبتدی نیست. تنها کافی است چند کلمه از فرمان های ورد که نیاز دارید را داخل آن تایپ کنید و به سرعت از میان منوهای پیچیده و پر پیچ و خم برنامه ورد سریعا به فرمانی که میخواهید برسید. این ابزار درحقیقت مثل میانبری عمل میکند که سرعت کار شما را بسیار بالا میبرد.

 

2. موقعیت قبلی خود را پیدا کنید

هنگامی که در حال ویرایش اسناد بسیار طولانی می باشید، معمولا بازگشتن به موقعیت قبلی مکان نما در برنامه ورد مخصوصا وقتی فایل را بسته اید و مجددا باز میکنید فوق العاده سودمند است. برای بازگشتن به موقعیت قبلی مکان نما که آخرین بار در فایل برنامه ذخیره کرده اید تنها کافی است از میانبر shift + f5 استفاده کنید.

3.تولید اتوماتیک متن های نمونه

 

 برنامه ورد از این قابلیت برخوردار است تا برای شما به هرمیزان که لازم دارید و هر جایی از سند که میخواهید را با متن نمونه که اصطلاحا به آن lorem ipsum می گویند پر کند. برای استفاده از این قابلیت کافی است جایی از فایل ورد خود که میخواهید با متن نمونه پر شود بنویسید lorem(p,l)=. به جای حرف p تعداد پاراگراف و به جای حرف l تعداد خطوطی که میخواهید ورد برایتان متن نمونه ایجاد کند را قرار دهید.

4. دابل کلیک برای حذف فضای سفید

اگر میخواهید در حالت print layout برنامه ورد فضای سفید بالای صفحات را حذف کنید و آن را نبینید کافی است در فاصله بین صفحه و toolbar در ورد دابل کلیک کنید تا فضای سفید هدر بالای صفحات برایتان مخفی شود. با دابل کلیک مجدد در همان ناحیه مجددا فضای سفید پدیدار شده و به حالت قبل باز میگردید.

 5. وارد کردن سریع لینک ها

هنگامی که در حال تایپ سندی طولانی هستید که بسیار زیاد لینک دارد. شاید دنبال راهی باشید تا به جای کلیک راست و استفاده از منو ها برای ایجاد لینک بر روی متن ها به سرعت این لینک ها را ایجاد کنید. خبر خوب اینکه برای این کا هم راه حلی وجود دارد. برای ایجاد لینک های سریع تنها کافی است متنی که میخواهید لینک کنید را انتخاب نمایید و سپس میانبر ctrl + k را فشار دهید. در پنجره باز شده لینک را وارد کنید و کلید enter را بزنید. به همین راحتی لینک ها ایجاد میشوند

 6. دابل کلیک و هرجایی بنویس

مواجه با جداول و ستون ها و رسیدن به layout مناسب میتواند وقتگیر و مشکل ساز باشد، اما برنامه ورد قادر است تا layout صفحه اصلی را بدون هیچگونه کمکی از طرف شما مدیریت کند. تنها کافی است هرجایی از صفحه که نیاز به متن دارید دابل کنید کنید و شروع به تایپ نمایید. به همین راحتی.

7.جستجو در وب با ابزار smart lookup

یک عبارت یا کلمه را انتخاب کنید، روی آن کلیک راست کرده و گزینه smart lookup را انتخاب کنید. این ابزار به شما کمک میکند بدون نیاز به برنامه مرورگر خود و مستقیما از داخل برنامه مایکروسافت ورد در مورد موضع انتخابی تحقیق کنید.این ابزار در برخی مواقع بدرستی عمل نمیکند اما همچنان ابزاری کاربردی است. از این ابزار همچنین می توان در یافتن معنای کلمات استفاده کرد.

8.تغییر فونت پیش فرض

کاربران با تجربه ورد می دانند که می توان فونت پیش فرض برای اسناد جدید را از طریق دیالوگ باکس فونت تغییر داد. برای استفاده از این قابلیت در ورد 2016 کافی است فلش کوچکی که در پایین قسمت تنظیمات فونت در ریبون وجود دارد را کلیک کنید و یا از میانبر ctrl + D استفاده کنید. در پنجره باز شده تنظیمات خود را انجام دهید و دکمه set as default را کلیک کنید تا تنظیمات شما به عنوان فونت پیش فرض برای اسناد جدید ذخیره گردد.

9.ریبون شخصی خود را بسازید

 آیا می دانید که مجبور نیستید نوار ریبون پیش فرضی که مایکروسافت در ورد در اختیار شما گذاشته را تحمل کنید؟ برای داشتن نوار ریبون سفارشی خود که در آن ابزارهایی که بیشتر از همه از آنها استفاده میکنید را به دلخواه خود چیده اید کافی است وارد منوی file شده و سپس گزینه options و بعد از آن Customize Ribbon را انتخاب کنید. تب های فعلی و محتویات آنها را ویرایش کنید و یا تب هایی جدید سفارشی برای خودتان بسازید.

10. مناطق دلخواهی از متن خود را انتخاب کنید

آیا نیاز به انتخاب متن عمودی به جای افقی دارید؟ آیا میخواهید انتخاب متن را از وسط یک کلمه شروع کنید؟ فقط دکمه alt را نگه دارید و جایی که میخواهید انتخاب کنید کلیک کنید و سپس موس را درگ کنید. بدین طریق شما قادرید هر مستطیل دلخواهی از متن داخل سند را انتخاب نمایید.

11. مخفی کردن خطاهای گرامری و نوشتاری در یک سند

 نسخه های جدید برنامه ورد به شما اجازه میدهند که در صورتی که دوست ندارید خطوط سبز و قرمز مربوط به خطاهای گرامری و نوشتاری صفحات سند شما را پر کنند آنها را خاموش نمایید. بدین منظور منوی file را باز کنید و گزینه options به قسمت proofing بروید و سپس دو گزنیه که با hide... در پایین صفحه تنظیمات شروع میشوند (گزینه های hide spelling erros in this document only و  hide grammer erros in this document only) را تیک بزنید.

 12. اضافه کردن متن به spike

spike محل ذخیره سازی موقتی برای متن هایی است که داخل سند cut شده اند. از میانبر ctrl + f3 برای اضافه کردن متن به spike و از میابنر ctrl + shift + f3 برای paste کردن متن داخل spike استفاده کنید. همچنین از تب insert داخل ribbon میتوانید روی دکمه quick parts و سپس انتخاب گزینه auto text محتویات فعلی ذخیره ساز spike را مشاهده کنید.

13. ایجاد قوانین اختصاصی برای ابزار autocorrect

 ابزار autocorrect یا تصحیح کننده خودکار میتوانید ابزاری بسیار کاربردی و در عین حال ابزاری بسیار خسته کننده باشد. اما شما میتوانید قوانین خاص خود را برای این ابزار تعریف کنید، برای این منظور کافی است به منوی file رفته و گزینه options را انتخاب نمایید، سپس به تب proofing بروید و دکمه autocorrect options را کلیک کنید، در این قسمت شما می توانید در صورت تمایل قوانین جایگذاری متن مختص خود را برای ورد تعریف کنید.

14. از شر قالب بندی های ناخواسته ورد خلاص شوید

چه خودتان سندی را ویرایش کرده باشید و چه متنی را از جای دیگر در آن کپی کرده باشید، قالب بندی اشتباه می تواند آن سند را به کلی ازبین ببرد. برای حذف قالبندی هایی که آنها را نمیخواهید می توانید پس از انتخاب متنی که میخواهید قالب بندی آن را حذف نمایید از میانبر ctrl + space bar و یا دکمه clear all formating ( شکل A که بر روی آن یک پاک کن قرار دارد و در تب home از ریبون برنامه ورد می باشد) را کلیک کنید.

 15. جلوگیری از خستگی چشم در هنگام مطالعه متن در ورد

چرخ زدن و مطالعه در اسناد بسیار طولانی معمولا سرگرم کننده نیست ( بسته به نوع سند) اما شما می توانید با تغییر حالت خواندن در برنامه ورد از خستگی چشم خود جلوگیری کنید. برای این منظور از تب view در ریبون دکمه read more را کلیک نمایید تا به حالت مخصوص خواندن در ورد وارد شوید. سپس در این حالت از منوی view گزینه page color و سپس گزینه Sepia  را انتخاب نمایید.

 16. کل کلمات را یکجا حذف کنید

ای یک ابزار اولیه است که ممکن است شما از آن آگاه نباشید. در مواقعی که میخواهید یک کلمه را حذف کنید به جای اینکه دکمه backspace را نگه دارید و حروف را تک تک حذف کنید می توانید به راحتی با ترکیب دکمه ctrl با backspace کل کلمه را یکجا حذف نمایید.

 17. جایگزینی تمام تصاویر در سند

 یک روش سریع و ساده برای جایگزینی تمام تصاویر بصورت یکجا در یک سند وجود دارد. برای این منظور تنها کافی است تصویری که میخواهید جایگزین تصاویر قبلی کنید را در کلیپ بورد ورد قرار دهید. سپس بوسیله میانبر ctrl + h ابزار find ans replace برنامه ورد را باز کنید. در این ابزار برای مقدار جستجو عبارت g^ به معنای تمام تصاویر و گرافیک را وارد نمایید و در مقدار باکس جایگزین (replace) عبارت c^ به معنای مقدار داخل کلیپ بورد را وارد کنید و سپس گزینه replace all را کلیک نمایید.

 18. استفاده از ماشین حساب داخلی ورد

برای استفاده از ماشین حساب داخلی ورد در نوار بالای ریبون دکمه quick access toolbar را کلیک کنید تا منوی آن باز شود از منوی آن گزینه more command را انتخاب نمایید و سپس در صفحه باز شده گزینه all command را انتخاب نمایید تا تمام فرمان های ورد در کادر نمایش داده شود. سپس از فرمان ها فرمان calculate را انتخاب نمایید و به ریبون اضافه کنید. حالا اگر در متن های خود جایی عبارت محاسباتی داشته باشید ( مثلا بنویسید 2 + 2 =) و آن را تخاب نمایید و دکمه calculate را بزنید نتیجه آن را در status bar مشاهده خواهید کرد

 

 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید